Как провести деловое мероприятие в Москве: выбор места, организация и питание

Успех деловой встречи, переговоров, интервью или семинара зависит от множества факторов, в числе которых не последнее место занимает площадка, где проводится событие. Нередко подобные мероприятия устраиваются в офисе одного из участников, однако практика показывает, что встречи на нейтральной территории более результативны. Выбор места зависит от цели встречи, обсуждаемых тем, потребности в оборудовании для демонстрации видеоматериалов, количества участников и оптимальной длительности мероприятия.

Коворкинг-центры предоставляют разнообразные варианты удобных для деловых мероприятий площадок: конференц-залы, переговорные комнаты разной вместимости, оснащенные оргтехникой, удобной мебелью, Wi-Fi и проекторами. В зданиях обычно есть кафетерии с широким ассортиментом закусок, фастфуда, горячих и прохладительных напитков. Некоторые центры располагают зонами отдыха с диванами, креслами, ТВ и тренажерными залами.
В числе лучших вариантов для деловых мероприятий:

• Checkpoint на Мясницкой – сеть антикафе&коворкинг. Это пространство общей площадью более 500 м², разделенное на рабочие зоны, переговорные комнаты и лаундж-кафе. Посетителям предоставляется быстрый беспроводной интернет, залы с экранами и проекторами, оргтехника, компьютеры, мониторы для презентаций. Обустроена гастрономическая зона с закусками и напитками.
• На территории технопарка «Физтехпарк» на Ленинском проспекте есть коворкинг с рабочими зонами, переговорной комнатой и высокоскоростным интернетом. К услугам участников деловых мероприятий имеются кафе, ресторан, фитнес-зал, салон красоты, лаундж-зона.
• Коворкинг «Атмосфера» на Ленинском проспекте на 6 этаже ТРЦ «РИО» с конференц-залом и переговорными комнатами. В здании расположено несколько ресторанов и кафе. Есть парковка.

Большое количество разнообразных площадок для деловых мероприятий находится в высотках Москва-Сити, где работает более десятка коворкинг-операторов. В зависимости от формата мероприятия предоставляются просторные помещения или небольшие переговорные комнаты, оснащенные необходимым оборудованием. Рядом расположены гастрономические заведения: кафе, бары, рестораны и фудкорты, где участники проводят кофе-брейки и восстанавливают энергию.

Деловые мероприятия часто проводятся в гостиницах, где есть конференц-залы и переговорные комнаты, оборудованные необходимыми для презентации техническими средствами. Занимаясь организацией бизнес-встречи или переговоров, следует обратить особое внимание на следующие аспекты:

• транспортную инфраструктуру;
• уровень комфорта переговорной комнаты;
• местоположение заведения;
• безопасность;
• наличие ресторана, бара или кафе;
• наличие паркинга.

Многие столичные отели предлагают участникам деловых мероприятий на своей территории дополнительные услуги и бонусы в виде:

• организации трансфера;
• организации деловых обедов, кофе-брейков, банкетов;
• скидок на проживание в отеле;
• бонусов организаторам мероприятий;
• организации досуга;
• возможности заказа кейтеринга;
• бесплатного пользования тренажерным или фитнес-залом;
• скидок на процедуры в СПА-салоне.

Лофт – одно из лучших мест для организации и проведения деловых мероприятий для групп от 4 до 20 человек. При выборе расположения следует учитывать следующие факторы:

• площадь помещения;
• стиль интерьера;
• климат-контроль;
• транспортная доступность;
• наличие охраняемой парковки;
• бесплатный Wi-Fi;
• звукоизоляция.

Предпочтительны помещения в скандинавском, неоклассическом, минималистском, техно и хай-тек стилях с минимальным декором. Важно, чтобы оформление было выдержано в нейтральных, но не лишенных теплых ноток тонах. Приветствуется современная солидная мебель в деловом стиле, удобные стулья, большие столы, техническое оснащение в виде проектора с колонками и микрофоном, функциональные осветительные приборы.

Должны быть предусмотрены:

• зоны для приема гостей и регистрации;
• место для кофе-брейка;
• зона отдыха с мягкими диванами и креслами.

Занимаясь организацией мероприятия в лофте, необходимо продумать, как решить вопрос с питанием и напитками. Лучшим выбором станет заказ кейтеринга или доставка блюд из ресторана. Наиболее уместный для лофта формат – фуршеты и коктейли.

Рестораны и кафе – распространенный вариант проведения деловых встреч небольшого формата в неофициальной обстановке. Многие предприятия общепита обустраивают специально для таких целей отдельные VIP-зоны с техническим оснащением. К услугам организаторов деловых мероприятий есть сотни площадок во всех районах столицы:

• ресторанные комплексы;
• рестораны авторской или национальной кухни разных стран мира;
• винные рестораны;
• кафе;
• антикафе;
• рестобары;
• кальянные;
• рестораны на борту теплоходов и яхт;
• трактиры;
• лаунж-бары;
• клубы;
• гастробары.

Выбирая ресторан, необходимо учитывать класс заведения, уровень обслуживания, качество питания, загруженность, контингент и безопасность, наличие охраняемой парковки. Главный критерий удачного выбора – наличие специально оборудованного помещения для решения конфиденциальных вопросов. При организации мероприятия в ресторане автоматически решается вопрос питания и развлечения участников во время перерывов.

Капсульный ресторан Igloobar предоставляет для проведения деловых мероприятий в неформальной атмосфере индивидуальные купольные беседки-иглу с прозрачными стенами, расположенные на крышах столичных высоток. «Иглубар» обладает следующими достоинствами:

• вместимость от 2 до 16 человек;
• безукоризненное обслуживание официантами заведения;
• полная конфиденциальность мероприятия благодаря звуконепроницаемым стенам – проведению встречи не помешает посторонний шум извне, в то же время содержание переговоров не будет услышано в соседних иглу;
• большой выбор блюд международной кухни;
• возможность заказа кейтеринга;
• комфортный микроклимат внутри беседок в любое время года;
• необычная атмосфера открытого пространства, способствующая благоприятному решению сложных вопросов;
• яркая, но не режущая глаза подсветка в вечернее время;
• возможность устроить кофе-брейк, отведать свежеприготовленный кофе, чай, прохладительные напитки, или приступить к трапезе по окончании мероприятия;
• ресторан открыт круглый год ежедневно с 13:00 до 4:00;
• каждая беседка климатическим оборудованием, розетками и аудиосистемой;
• есть охраняемая парковка во дворе здания.